Στα φοιτητικά μου χρόνια υπέφερα. Όχι από το πήγαινε-έλα της σχολής, ούτε από τη μερικής απασχόλησης εργασία μου. Ο προσωπικός μου βραχνάς ήταν η αναβλητικότητα. Αν τα άπλυτα στο κάδο δεν ασφυκτιούσαν, δεν έβαζα πλυντήριο. Αν το δέμα δεν παρέμενε στο ταχυδρομείο για παραπάνω από πέντε μέρες, δεν πήγαινα να το παραλάβω. Το ίδιο ίσχυε φυσικά και για τις εργασίες του εξαμήνου. Όσο κι αν έλεγα στον εαυτό μου να αρχίσει να βάζει σε μία τάξη τις εκκρεμότητες, πάθαινε εμπλοκή. Όχι μόνο δεν ήξερα από πού να τις “πιάσω”, αλλά πολλές φορές δεν τις θυμόμουν όλες και, προφανώς όταν ερχόταν η αναλαμπή ήταν πλέον αργά.
Εντάξει, το «υπέφερα» που έγραψα προηγουμένως, ενέχει μία υπερβολή. Όμως, πραγματικά ένιωθα ότι στη καθημερινότητά μου επικρατούσε χάος και, αυτό έπρεπε να διορθωθεί σύντομα. Προφανώς δεν τα κατάφερα μόνη μου, αλλά με τη βοήθεια της συμφοιτήτριάς μου της Έλενας. Πάντα τα είχε όλα τακτοποιημένα, οι σημειώσεις ήταν πάντα οργανωμένες ανά μάθημα και η ατζέντα της ενημερωμένη. Ήξερα ότι αυτή ήταν ο κατάλληλος άνθρωπος για να με βοηθήσει στο πρόβλημά μου και τελικά είχα δίκιο.
Όπως με πληροφόρησε, ο τοίχος που κοιτούσε το γραφείο ήταν γεμάτος Post-it, τονίζοντάς μου ότι αυτό ήταν το μυστικό της οργάνωσής της, οι οπτικές υπενθυμίσεις σε εμφανές σημείο. Πρόσφατα, έμαθα ότι αυτό που αποκαλούσα εγώ ως «τα Post-it στον τοίχο σώζουν ζωές», ονομάζεται μέθοδος Kanban.
Τι είναι η μέθοδος Kanban;
Η λέξη «Kanban» είναι ιαπωνική και σημαίνει «πινακίδα», και η μέθοδος αφορά πράγματι ένα μεγάλο πίνακα πάνω στον οποίο κολλούνται κάρτες με σκοπό τη μεγιστοποίηση της αποδοτικότητας και του χρόνου. Αυτή η μεθοδολογία έχει τεθεί σε εφαρμογή από τον 20ο αιώνα, πιο συγκεκριμένα από τα τέλη της δεκαετίας του 1940, όταν η Toyota, η δημοφιλής ιαπωνική αυτοκινητοβιομηχανία, ήθελε να βελτιστοποιήσει τις μηχανολογικές της διαδικασίες με βάση το ίδιο μοντέλο που χρησιμοποιούσαν τα σούπερ μάρκετ για να εφοδιάζουν τα ράφια τους.
Τα σούπερ μάρκετ αποθηκεύουν ακριβώς όσα αποθέματα χρειάζονται για να καλύψουν τη ζήτηση των καταναλωτών, μια πρακτική που βελτιστοποιεί τη ροή προϊόντων, η διαχείριση των αποθεμάτων πραγματοποιείται με μεγαλύτερη ευκολία και, επίσης, διασφαλίζεται ότι δε θα ξεμείνουν τα βασικά και αναγκαία προϊόντα για το κοινό.
Όταν η Toyota εφάρμοσε το ίδιο σύστημα στα εργοστάσιά της, ο στόχος ήταν να ευθυγραμμίσει καλύτερα τα τεράστια επίπεδα αποθεμάτων της με την πραγματική κατανάλωση υλικών. Για να επικοινωνούν τα επίπεδα δυναμικότητας σε πραγματικό χρόνο στο χώρο του εργοστασίου (και στους προμηθευτές), οι εργάτες καταχωρούσαν μια κάρτα/ kanban, η οποία ήταν προσβάσιμη και στην υπόλοιπη αλυσίδα του εργατικού δυναμικού.
Όταν κάποιος άδειαζε έναν κάδο υλικών που χρησιμοποιόταν στη γραμμή παραγωγής, μια κάρτα kanban περνούσε στην αποθήκη και περιέγραφε ποιο υλικό χρειαζόταν, την ακριβή ποσότητα αυτού του υλικού κ.ο.κ. Η αποθήκη θα περίμενε έναν νέο κάδο με αυτό το υλικό, τον οποίο θα έστελνε στη συνέχεια στο εργοστάσιο και, με τη σειρά του, θα έστελνε τη δική του κάρτα kanban στον προμηθευτή. Αν και δεν τίθεται σε εφαρμογή με αυτό τον τρόπο σήμερα, η ίδια διαδικασία παραγωγής “just in time” (JIT), όπως αποκαλείται, παραμένει στο επίκεντρο της μεθοδολογίας Kanban.
Πώς θα εφαρμόσετε τη μέθοδο Kanban
Το μόνο που θα χρειαστείτε είναι πολύχρωμα Post-it. Ναι, μόνο αυτά είναι αναγκαία. Μπορείτε να κωδικοποιήσετε τα χρώματα ανάλογα με το πόσο επείγουσα είναι η εργασία και να χρησιμοποιήσετε έναν πίνακα ή απλώς έναν κενό τοίχο, αρκεί να τον έχετε χωρίσει σε τρία μέρη, όπως στην ακόλουθη εικόνα. Ξεκινώντας από πάνω αριστερά, γράψτε κάποια φράση που να σηματοδοτεί ότι εργασίες σας βρίσκονται σε εκκρεμότητα, όπως: «Να γίνουν». Όταν είχα πρωτοξεκινήσει τη διαδικασία, είχα γράψει μπροστά από τη προηγούμενη φράση “ΠΡΕΠΕΙ”, ναι, σε αυτή τη μορφή, για να κινητοποιηθώ πιο γρήγορα.
Αν το νοικοκυριό σας αποτελείται από δύο ή παραπάνω άτομα, μπορείτε να μοιράσετε τις εργασίες μεταξύ σας. Όταν ξεκινήσει να πραγματοποιείται η εκάστοτε εργασία, μπορείτε να τη μετακινήσετε το αντίστοιχο Post-it στη διπλανή στήλη με την ονομασία «Σε εξέλιξη» ή απλά να το βάλετε κατευθείαν στη τελευταία με τις υπόλοιπες «Ολοκληρωμένες». Έτσι, θα ενημερώνονται και οι υπόλοιποι στο σπίτι για τις εκκρεμότητες και για το ποιος δε βοηθάει.
Η συγκεκριμένη μέθοδος με βοήθησε να βάλω σε μία τάξη το χάος που επικρατούσε στα φοιτητικά μου χρόνια. Πάντα τοποθετούσα τα Post-it τοπεθετώντας τα χρονικά και ανάλογα με τη βαρύτητά τους. Οι εργασίες που είχαν συγκεκριμένη προθεσμία, και μάλιστα ήταν στο προσεχές διάστημα, τοποθετούνταν στο πάνω μέρος στο πιο έντονο που ήταν διαθέσιμο, ώστε να πηγαίνει κατευθείαν το μάτι μου. Με παρόμοιο σκεπτικό ακολουθούσαν οι υπόλοιπες.
Πλέον δεν υπάρχουν Post-it σε κανένα τοίχο του σπιτιού. Όχι επειδή δεν είναι αναγκαία, αλλά επειδή τα έχει αντικαταστήσει η διαχείριση εργασιών στο ημερολόγιο της Google, αν και υπάρχουν αρκετές αντίστοιχες εφαρμογές με προγράμματα Kanban. Αν κάτι πρέπει να γίνει, το κάνω εργασία συνήθως με προθεσμία, γιατί διαφορετικά δεν υλοποιούνται εγκαίρως. Α! Πάντα, μα πάντα, βάζω ηχητική υπενθύμιση για να είναι σίγουρο ότι θα δώσω τη δέουσα προσοχή και σημασία. Δεν ξέρω αν η μέθοδος Kanban ταιριάζει σε όλους, αλλά σίγουρα μπορεί να αλλάξει τη καθημερινότητά σας.
