Όταν η Ναζιστική Γερμανία κατέλαβε τη Γαλλία το 1940, η αμερικανική ηγεσία αντιλήφθηκε ότι είναι καιρός να εμπλακεί η ίδια στον πόλεμο και ότι η Ευρώπη χρειάζεται άμεσα μεγάλες ποσότητες πολεμοφοδίων και στρατιωτικού εξοπλισμού. Για να αντεπεξέλθει στις ανάγκες αυτές, η αμερικανική κυβέρνηση δημιούργησε τα Τμήματα Ενδοβιομηχανικής Κατάρτισης, τα οποία ανέλαβαν να εκπαιδεύσουν τους προϊσταμένους των βιομηχανικών εγκαταστάσεων στην ιδέα της “συνεχούς βελτίωσης” αντί να τους προωθήσουν προς ριζικές αλλαγές και καινοτομίες. Ο στόχος τους ήταν να επικεντρώσουν την προσοχή των εργαζομένων στη σταδιακή βελτίωση, ώστε να επιτύχουν τα επιθυμητά αποτελέσματα.

Σε αυτή την περίοδο που η έλλειψη προσωπικού και ο χρόνος ασκούσαν μεγάλη πίεση, μεγάλος υποστηρικτής αυτής της προσέγγισης ήταν ένας καθηγητής Στατιστικής και συγγραφέας, ο Ουίλιαμ Έντουαρντς Ντέμινγκ. Στα εργοστάσια, δημιουργήθηκαν κουτιά όπου οι εργαζόμενοι, ανεξαρτήτως ειδικότητας, μπορούσαν να υποβάλλουν τις προτάσεις τους για βελτίωση της παραγωγικότητας. Οι προϊστάμενοι ήταν υποχρεωμένοι να εξετάζουν προσεκτικά αυτές τις προτάσεις, ανεξαρτήτως πόσο μικρές μπορεί να φαίνονταν ή πόσο ασήμαντες θεωρούνταν, προκειμένου να επιτευχθούν τα επιθυμητά αποτελέσματα.

Το σύστημα αυτό είχε μεγάλη επιτυχία, με τον επίκουρο καθηγητή της Ιατρικής Σχολής του Πανεπιστημίου της Καλιφόρνια, Ρόμπερτ Μάουρερ να τονίζει ότι τόσο η ποιότητα όσο και η ταχύτητα παραγωγής των αμερικανικών πολεμοφοδίων αποδείχτηκαν καθοριστικοί παράγοντες στη νίκη των Συμμάχων επί της Ναζιστικής Γερμανίας. Αυτό το μάθημα, που προέτρεπε στην επίτευξη συνεχούς βελτίωσης, καταγράφηκε στην ιστορία ως η “μέθοδος Καϊζέν”.

Μετά τον πόλεμο, κατά τη διάρκεια της άνευ όρων παράδοσης της Ιαπωνίας, οι Αμερικανοί γνώριζαν ότι θα ήταν στο συμφέρον όλων να διευκολύνουν την άνοδο της ιαπωνικής οικονομίας. Επομένως, απέστειλαν εμπειρογνώμονες της Ενδοβιομηχανικής Κατάρτισης στην Ιαπωνία, προκειμένου να βελτιώσουν την αποδοτικότητα των ιαπωνικών επιχειρήσεων. Χιλιάδες Ιάπωνες επιχειρηματίες συμμετείχαν σε αυτό το πρόγραμμα, γνωστό ως “Πρόγραμμα Διοικητικής Κατάρτισης”, και η επιτυχία του ήταν τέτοια που στα τέλη της δεκαετίας του 1950, η Ιαπωνική Ένωση Επιστημόνων και Μηχανολόγων κάλεσε τον Ντέμινγκ να συμβουλεύσει στον τομέα της οικονομικής αποδοτικότητας και της παραγωγικότητας στη χώρα τους. Σε αντίθεση με τους Αμερικανούς, οι οποίοι σταδιακά ξέχασαν τα προγράμματα ενίσχυσης της παραγωγής μετά τον πόλεμο, τα μικρά βήματα της συνεχούς βελτίωσης ήταν τόσο επιτυχημένα στην Ιαπωνία που τους χάρισαν το δικό τους όνομα, το “Καϊζέν”.

Σήμερα, το “Kaizen” μας θυμίζει περισσότερο μια σύνθετη ιαπωνική λέξη που σημαίνει την “καλή αλλαγή” (Kai = αλλαγή, Zen = καλό) και περιγράφει τη συνεχή βελτίωση, σε όλα τα επίπεδα μιας ιεραρχίας. Θα μπορούσε κανείς να πει ότι το Καϊζέν είναι μια ανταγωνιστική στρατηγική στην οποία όλοι οι εργαζόμενοι συνεργάζονται για να δημιουργήσουν μια ισχυρή κουλτούρα συνεχούς βελτίωσης.

Η βασική φιλοσοφία πίσω από το Καϊζέν είναι απλή: μπορείτε πάντα να κάνετε τα πράγματα καλύτερα, ακόμη και αν φαίνεται ότι λειτουργούν καλά σε μια συγκεκριμένη στιγμή. Επιπλέον, όλα τα προβλήματα πρέπει να θεωρούνται ευκαιρίες για να βελτιωθούν τα πράγματα. Στο Καϊζέν, δεν έχει σημασία αν η αλλαγή συμβαίνει αμέσως ή είναι συνεχής, αν η αλλαγή είναι μεγάλη ή μικρή, αρκεί να είναι μια αλλαγή προς το καλύτερο.

Ποια είναι η φιλοσοφία του Καϊζέν;

Η φιλοσοφία του Καϊζέν αντικατοπτρίζεται πλήρως στην διάσημη φράση του Λάο Τσε: «Ένα ταξίδι χιλίων χιλιομέτρων ξεκινά πάντα με το πρώτο βήμα».

Ουσιαστικά, το Καϊζέν ενθαρρύνει τον ανθρώπο να μην επιδιώκει δραστικές αλλαγές. Αντίθετα, τον παροτρύνει να προβεί σε μικρά βήματα, με τον κύριο στόχο να είναι η συνεχής βελτίωση του εαυτού του. Μέσα από αυτήν τη διαδικασία, καθώς το ένα μικρό βήμα διαδέχεται το άλλο, κάποια στιγμή ανακαλύπτει ότι, μετά από ένα ενδελεχές ταξίδι συνεχούς βελτίωσης, έχει κάνει έναν τεράστιο άλμα προόδου.

Η επιτυχία του Καϊζέν

Ο φόβος κάθε αλλαγής βρίσκεται βαθιά ριζωμένος στον ανθρώπινο εγκέφαλο. Η πρόκληση εντοπίζεται στο γεγονός ότι κάθε φορά που προσπαθούμε να αλλάξουμε μια συνήθεια, μια συμπεριφορά ή μια ρουτίνα μας, η αμυγδαλή στον εγκέφαλο ενεργοποιείται, εκλαμβάνοντας την νέα κατάσταση ως απειλητική και ενεργοποιώντας αντανακλαστικές αντιδράσεις στον οργανισμό μας. Αυτές οι αντιδράσεις περιορίζουν την πρόσβαση στον νοητικό μας φλοιό, το μέρος του εγκεφάλου που είναι υπεύθυνο για τη σκέψη και το σχεδιασμό.

Η μεθοδολογία του Καϊζέν είναι ένας τρόπος να ξεπεραστεί αυτός ο φόβος χωρίς να ενεργοποιηθεί η αντίδραση του αμυγδαλένιου σώματος. Καθώς κανείς κάνει μικρά βήματα προς την αλλαγή, η αμυγδαλή παραμένει ήρεμη, επιτρέποντας την αλλαγή να συμβεί χωρίς τη συνήθη αντίδραση.

Όλοι μπορούν να εφαρμόσουν το Καϊζέν

Η μεθοδολογία του Καϊζέν είναι προσβάσιμη σε όλους, ανεξαρτήτως φύλου και ηλικίας. Για να απολαύσετε τα οφέλη της, δεν απαιτείται μεγάλη οικονομική δαπάνη, πρόσθετος χρόνος ή έντονη προσπάθεια. Πρόκειται για μια ασφαλή και αποτελεσματική μέθοδο που μπορεί να βοηθήσει κάποιον να επιτύχει τους στόχους του, να απαλλαγεί από δυσλειτουργικές συνήθειες και να βελτιώσει την ποιότητα της ζωής του σε όλους τους τομείς.

Μπορείτε να υιοθετήσετε τη μέθοδο του Καϊζέν από το παρόν σημείο. Θέστε τον στόχο σας και ξεκινήστε, κάνοντας ένα μικρό βήμα κάθε φορά. Στο τέλος, θα διαπιστώσετε ότι αυτό το μικρό βήμα, με το οποίο ξεκινήσατε, έχει μετατραπεί σε ένα τεράστιο άλμα!

Τα βασικά στοιχεία της φιλοσοφίας Καϊζέν – Συνεχής βελτίωση χωρίς δικαιολογίες

Το Καϊζέν είναι τόσο μια φιλοσοφία όσο και μια μέθοδος. Ως φιλοσοφία, ενθαρρύνει όλους τους εργαζόμενους να αναπτύσσονται συνεχώς προσωπικά και επαγγελματικά, να αναζητούν πιθανές βελτιώσεις και στη συνέχεια να δρομολογούν θετικές αλλαγές σε έναν οργανισμό. Επίσης, το Καϊζέν ως μέθοδος παρέχει ένα σύνολο εργαλείων και συστάσεων για τη δημιουργία ενός συγκεκριμένου σχεδίου δράσης που οδηγεί στην εφαρμογή συγκεκριμένων βελτιώσεων. Βασικά, είναι ένας πρακτικός οδηγός για το πώς να εφαρμόσετε την αλλαγή.

Η φιλοσοφία του Kaizen βασίζεται σε 10 αρχές:

• Απορρίψτε τις συμβατικές σταθερές ιδέες.
• Σκεφτείτε πώς μπορείτε να το κάνετε, όχι γιατί δεν μπορείτε να το κάνετε. Κάντε τα πράγματα να συμβούν.
• Μην ψάχνετε δικαιολογίες ή μην προσπαθείτε να δικαιολογήσετε τα λάθη του παρελθόντος. Ξεκινήστε δραστικά, αμφισβητώντας τις τρέχουσες και βέλτιστες πρακτικές.
• Αν κάτι είναι λάθος ή έχετε κάνει κάπου λάθος, διορθώστε το αμέσως.
• Μην επιδιώκετε την τελειότητα. Επιδιώξετε αυτό που θέλετε να κάνετε, ακόμη και αν αυτό είναι το 50% του στόχου.
• Η δημιουργικότητα προηγείται της οικονομίας και του κεφαλαίου. Μην ξοδεύετε χρήματα για το Καϊζέν, χρησιμοποιήστε τη σοφία σας.
• Αναπτύσσετε τη σοφία σας όταν έρχεστε αντιμέτωποι με δυσκολίες.
• Ρωτήστε πέντε φορές το “γιατί” για να αναζητήσετε τη βασική αιτία (η Μέθοδος των “5 Γιατί”).
• Αναζητήστε τη σοφία πολλών ανθρώπων και όχι τη γνώση ενός.
• Το Kaizen είναι ατελείωτο, γι’ αυτό μη σταματάτε ποτέ να βελτιώνεστε.