Σήμερα, υπάρχουν αμέτρητες τεχνικές παραγωγικότητας που ισχυρίζονται ότι σας βοηθούν να εργάζεστε με μέγιστη αποδοτικότητα. Ανάμεσά τους, λίγες είναι πιο γνωστές και ευρέως χρησιμοποιούμενες από την τεχνική Pomodoro. Πρόκειται για ένα σύστημα διαχείρισης χρόνου που προτείνει να χωρίζετε τις εργασίες σας σε κομμάτια των 25 λεπτών και να κάνετε διαλείμματα μεταξύ τους.
Η ιδέα περιστρέφεται γύρω από την αντίληψη ότι οι περισσότεροι άνθρωποι αρχίζουν να χάνουν τη συγκέντρωσή τους μετά από 25 λεπτά συνεχούς εργασίας και χρειάζονται μια επαναφορά για να παραμείνουν παραγωγικοί. Υπάρχει όμως ένα πρόβλημα με αυτή την ιδέα: καμία εργασία δεν είναι ίδια με την άλλη. Όπως και οι άνθρωποι. Αυτό σημαίνει ότι ένα σύστημα παραγωγικότητας που ταιριάζει σε εσάς μπορεί να μην είναι το καλύτερο για κάποιον άλλον.
Υπάρχει όμως μια εναλλακτική λύση που παρέχει μεγαλύτερη ευελιξία και μας επιτρέπει να την προσαρμόσουμε στις δικές μας ανάγκες και δυνατότητες. Ονομάζεται Flowtime Technique, και παρακάτω σας παραθέτουμε όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε γι’ αυτήν.
Τι είναι η τεχνική Flowtime;
Αν και δεν είναι τόσο γνωστή όσο η τεχνική Pomodoro, υπάρχει εδώ και αρκετό καιρό. Από πολλές απόψεις, μπορεί να θεωρηθεί συνέχεια της Pomodoro. Είναι το πνευματικό τέκνο της Zoe Read-Bivens, και τη σκέφτηκε ως μέσο αντιμετώπισης ορισμένων ελλείψεων που αντιμετώπιζε στην δουλειά της χρησιμοποιώντας την τεχνική Pomodoro.
Διαπίστωσε, ότι η προσκόλληση σε 25λεπτα τμήματα εργασίας συχνά διέκοπτε τη ροή της – αυτή την αίσθηση όταν βυθιζόμαστε σε μια συγκεκριμένη εργασία – και κατέληγε να βλάπτει την παραγωγικότητά της αντί να την ενισχύει. Για να διορθώσει το πρόβλημα, επιδίωξε να δημιουργήσει ένα σύστημα που να διατηρεί τις θετικές πτυχές της τεχνικής Pomodoro, ενώ της επέτρεπε να μπαίνει σε μια παραγωγική ροή και να παραμένει σε αυτό το επίπεδο.
Τα βασικά της τεχνικής Flowtime
Για να ξεκινήσετε να χρησιμοποιείτε την τεχνική Flowtime, το πρώτο πράγμα που θα πρέπει να κάνετε είναι να δημιουργήσετε κάτι (έναν πίνακα για παράδειγμα) που θα σας βοηθήσει να διαχειριστείτε τις καθημερινές σας δραστηριότητες. Μπορείτε να το κάνετε αυτό σε ένα αρχείο Excel ή χειρόγραφα σε χαρτί, όποιο από τα δύο το βρίσκετε πιο βολικό.
Στις επικεφαλίδες των στήλων σημειώστε τα παρακάτω:
- Όνομα εργασίας
- Ώρα έναρξης
- Ώρα λήξης
- Διακοπές
- Χρόνος εργασίας
- Ώρα διαλείμματος
Μέσα από αυτό θα παρακολουθείτε τις καθημερινές σας εργασίες και θα καθιερώσετε μια ροή που λειτουργεί καλύτερα για εσάς. Μόλις δημιουργήσετε τον πίνακα και συμπληρώσετε τα πεδία του, θα τον εκμεταλλευτείτε με τον παρακάτω τρόπο:
- Επιλέξτε μια εργασία
Για να ξεκινήσετε, επιλέξτε μια εργασία που θέλετε να κάνετε. Θα πρέπει να είναι συγκεκριμένη και κάτι που μπορείτε, λογικά, να ολοκληρώσετε στον χρόνο που έχετε στη διάθεσή σας. Με άλλα λόγια, μην επιλέξετε μια εργασία όπως «Να βάψω το σαλόνι», αλλά κάτι πιο “απλό”. Αν επιλέξετε μια εργασία που απαιτεί αρκετό χρόνο και κόπο, θα δυσκολευτείτε να την ολοκληρώσετε μία οποιαδήποτε τυπική μέρα. Προσπαθήστε, λοιπόν, να αναλύσετε αυτό που θέλετε κάνετε σε όσο το δυνατόν μικρότερα διαχειρίσιμα κομμάτια.
- Ξεκινήστε την εργασία σας
Το επόμενο βήμα είναι να αρχίσετε να εργάζεστε πάνω στην επιλογή που κάνατε. Ξεκινήστε καταγράφοντας την εργασία πάνω στην οποία πρόκειται να εργαστείτε στο κατάλληλο πεδίο του πίνακά σας. Στη συνέχεια, καταγράψτε την ώρα που θα αρχίσετε να εργάζεστε. Μόλις ξεκινήσετε την εργασία σας, ο μόνος κανόνας που πρέπει να τηρήσετε είναι ότι δεν επιτρέπεται το multitasking. Αυτό θα σας βοηθήσει να επικεντρωθείτε στην εργασία σας και να ελαχιστοποιήσετε τους περισπασμούς.
- Εργαστείτε μέχρι να χρειαστείτε διάλειμμα
Μπορείτε να εργάζεστε για όσο χρονικό διάστημα θέλετε. Εάν αισθανθείτε ότι κουράζεστε μετά από 15 λεπτά, κάντε ένα διάλειμμα. Αν μπείτε σε ένα παραγωγικό ρυθμό, χάσετε την αίσθηση του χρόνου και καταλήξετε να εργάζεστε για 1 ώρα συνεχόμενα, δεν είναι απαραίτητα κακό.
Η ιδέα είναι να γνωρίσετε τα δικά σας μοτίβα και να εργάζεστε σε χρονικά διαστήματα που σας ταιριάζουν καλύτερα. Αν δεν μπορείτε να συγκεντρωθείτε σε συγκεκριμένες εργασίες, ασχοληθείτε με αυτές για μικρότερη διάρκεια. Αν απορροφηθείτε από άλλους τύπους εργασιών, μεγιστοποιήστε την απόδοσή σας δουλεύοντας για όσο χρόνο αισθάνεστε ικανοί να παραμείνετε συγκεντρωμένοι.
Πιθανότατα, θα διαπιστώσετε ότι η μεγαλύτερη διάρκεια που θα μπορείτε να διατηρήσετε την συγκέντρωσή σας είναι περίπου 90 λεπτά. Αυτό αντιστοιχεί στον Υπερθέρμιο Ρυθμό (Ultradian Rhythm) σας, που είναι οι εναλλασσόμενοι περίοδοι εγρήγορσης και ανάπαυσης που βιώνει ο εγκέφαλός μας κατά τη διάρκεια της ημέρας.
Υπάρχουν πολλές μελέτες που αποδεικνύουν πώς η πραγματοποίηση τακτικών διαλειμμάτων βελτιώνει την παραγωγικότητα. Είναι ένας από τους λόγους για τους οποίους τα υποχρεωτικά διαλείμματα αποτελούν μέρος της τεχνικής Pomodoro. Υπάρχουν όμως στοιχεία που, επίσης, αποδεικνύουν ότι η λιγότερο δομημένη προσέγγιση Flowtime για τα διαλείμματα λειτουργεί εξίσου καλά. Μια εταιρεία τεχνολογίας που πρόσφατα έδωσε οδηγίες στους υπαλλήλους της να κάνουν διαλείμματα κάθε ώρα κατά την κρίση τους, είδε τα επίπεδα παραγωγικότητας να αυξάνονται κατά 23%.
- Κάντε διάλειμμα ρυθμιζόμενης διάρκειας
Όταν αποφασίσετε ότι πρέπει να κάνετε ένα διάλειμμα, απλά κάντε το. Απλώς φροντίστε να σημειώσετε τον χρόνο παύσης στο φύλλο εργασίας σας στο σωστό σημείο. Μπορείτε να κάνετε ένα διάλειμμα όσο μεγάλο ή μικρό θέλετε, αρκεί να μην κάνετε κατάχρηση του προνομίου. Διαφορετικά, δεν θα αργήσει να έρθει η στιγμή που τα διαλείμματά σας θα καταναλώνουν το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου σας.
Ως γενικός κανόνας, προσπαθήστε να κάνετε ένα πεντάλεπτο διάλειμμα για κάθε 25λεπτη περίοδο εργασίας και αυξήστε αναλογικά τον χρόνο των διαλειμμάτων σας για μεγαλύτερες περιόδους εργασίας. Σε αυτό, θα σας βοηθήσει ένα χρονόμετρο για να βεβαιωθείτε ότι επιστρέφετε στην εργασία σας στο σωστό χρονικό διάστημα. Και όταν τελειώσει το διάλειμμά σας, μην ξεχάσετε να καταγράψετε την ώρα που συνεχίσατε την εργασία σας και να σημειώσετε τη διάρκεια του διαλείμματος που κάνατε (Ώρα διαλείμματος).
- Καταγράψτε τους περισπασμούς
Όταν δουλεύουμε πάντα υπάρχουν στιγμές που θα αποσπάται η προσοχή μας. Μπορεί να έρθει με τη μορφή ενός τηλεφωνήματος, ενός email ή μιας ειδοποίησης στα social media ή, ακόμη, και με την ανάγκη να πάμε στην τουαλέτα. Όταν συμβαίνουν αυτά τα πράγματα, καταγράψτε το συμβάν στη στήλη «Διακοπές» του πίνακά σας. Κάντε ό,τι μπορείτε για να κρατάτε τις περισπασμούς σύντομους, αλλά μην προσπαθήσετε να τους αποκλείσετε γιατί απλά δεν γίνεται.
Έτσι, είναι σημαντικό να αντιμετωπίζετε τους περισπασμούς όπως εσείς κρίνετε σκόπιμο, αντί να προσπαθείτε απλώς να τους ξεπεράσετε.
- Επαναλάβετε μέχρι να ολοκληρωθεί η εργασία σας
Το μόνο που έχετε να κάνετε στη συνέχεια είναι να επαναλάβετε τα παραπάνω βήματα έως ότου ολοκληρωθούν οι εργασίες στις οποίες εργάζεστε. Καθώς ολοκληρώνετε κάθε εργασία, φροντίστε να καταγράφετε την στιγμή που φτάσατε σε αυτό το σημείο («Ώρα λήξης»).
Αυτό που έχει σημασία είναι να μην αφήνετε κενά στην καταγραφή των χρόνων σας. Τα φύλλα εργασίας σας, μόλις ολοκληρωθούν, θα γίνουν ένα πλεονέκτημα που θα βελτιώσει την ικανότητά σας να δημιουργείτε ένα πρόγραμμα που μεγιστοποιεί την ημερήσια απόδοσή σας.
Τι να κάνετε με τα φύλλα εργασίας σας
Παρόλο που η καταγραφή των περιόδων εργασίας και των διαλειμμάτων σας θα σας βοηθήσει να παραμείνετε προσηλωμένοι στην εργασία σας κάθε μέρα, υπάρχει και ένας άλλος σημαντικός λόγος που πρέπει να το κάνετε.
Τα φύλλα εργασίας σας θα αρχίσουν σταδιακά να σας αποκαλύπτουν πώς να φτιάξετε ένα ιδανικό ημερήσιο πρόγραμμα, προσαρμοσμένο επάνω σας.
Έτσι, στο τέλος κάθε εβδομάδας, αφιερώστε λίγο χρόνο για να συγκρίνετε τους πίνακές σας. Με αυτόν τον τρόπο θα δείτε ότι αρχίζουν να εμφανίζονται ορισμένα μοτίβα. Για παράδειγμα, μπορεί να παρατηρήσετε ότι οι μεγαλύτερες περίοδοι εργασίας σας συμβαίνουν συνήθως πριν από το μεσημεριανό γεύμα ή ότι υπάρχουν συγκεκριμένα τμήματα της ημέρας σας που τείνουν να είναι γεμάτα με περισπασμούς. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις πληροφορίες για να προγραμματίσετε τις επόμενες ημέρες πιο αποτελεσματικά.
Σε γενικές γραμμές, καλό θα είναι να συγκεντρώσετε τις πιο “σημαντικές” εργασίες σας στις πιο παραγωγικές σας ώρες και, ταυτόχρονα, θα πρέπει να προγραμματίσετε τις λιγότερο “κρίσιμες” εργασίες τις ώρες που είναι πιο πιθανό να δεχθείτε περισπασμούς.
Αυτό όχι μόνο θα σας κάνει πιο παραγωγικούς, αλλά θα εξαλείψει και τα λάθη στην εργασία σας.
Τελικές σκέψεις
Η τεχνική Pomodoro έχει γίνει για κάποιον λόγο διάσημη και αυτό οφείλεται στα ποσοστά επιτυχίας της. Ωστόσο, πρόκειται για ένα μοτίβο εργασίας που δεν μπορεί να υιοθετεί από όλους ούτε βρίσκει χώρο εφαρμογής σε όλες τις δραστηριότητες. Και αυτό ακριβώς το κενό έρχεται να καλύψει η Flowtime, που είναι πιο ευέλικτη, δεν λειτουργεί ως μανιφέστο και προσαρμόζεται στις ανάγκες της εκάστοτε δραστηριότητας/εργασίας και στις ικανότητες του ατόμου.
Μία δοκιμή θα σας πείσει.
