Πολλοί άνθρωποι προσπαθούν να διαχειριστούν τον ολοένα αυξανόμενο αριθμό ανολοκλήρωτων εργασιών κάνοντας πολυ-διεργασία, ωστόσο όπως έχει αποδειχθεί ανάλογες καταστάσεις δεν αυξάνουν την παραγωγικότητα. Αντίθετα μας κάνουν λιγότερο αποτελεσματικούς, αφού ο εγκέφαλός μας δεν είναι φτιαγμένος να λειτουργεί έτσι. Γι’ αυτό και οι σύγχρονες συμβουλές παραγωγικότητας προτείνουν τεχνικές όπως το time-boxing και το time-blocking, δηλαδή συγκέντρωση σε μία εργασία κάθε φορά. Η μονο-εργασία ενισχύει τη συγκέντρωση και επιτρέπει τη “βαθιά εργασία”. 

Υπάρχει όμως μια παγίδα. Στην πράξη ελάχιστοι έχουν την πολυτέλεια να δουλεύουν μέρες ολόκληρες πάνω σε μία και μόνο εργασία μέχρι να την ολοκληρώσουν. Στις περισσότερες περιπτώσεις, η μονο-εργασία σημαίνει ότι αφιερώνουμε ένα χρονικό μπλοκ σε μία δραστηριότητα, την αφήνουμε ανολοκλήρωτη και στη συνέχεια περνάμε στην επόμενη. Ένας υπάλληλος γραφείου μπορεί να δουλεύει σε μια αναφορά που παραδίδεται τον επόμενο μήνα, αλλά στο μεταξύ πρέπει να επικοινωνεί με πελάτες. Ένας συγγραφέας μπορεί να δουλεύει στο μυθιστόρημά του, αλλά οι μικρότερες δουλειές copywriting πληρώνουν τους λογαριασμούς. Η μονο-εργασία δεν σημαίνει απαραίτητα ότι τελειώνουμε κάτι πριν ξεκινήσουμε το επόμενο, αλλά ότι τα διατηρούμε σε ξεχωριστά μπλοκ χρόνου, επιστρέφοντας στο καθένα στην ώρα του. 

Εδώ ακριβώς προκύπτει το πρόβλημα: όταν αφήνουμε μια εργασία ανολοκλήρωτη, ο εγκέφαλος δε “ξεκολλάει” εύκολα. Το 2009 η ερευνήτρια Sophie Leroy έδειξε ότι σε τέτοιες περιπτώσεις μπορεί να εμφανιστεί το φαινόμενο της “υπόλοιπης προσοχής” (attention residue). Ένα κομμάτι της προσοχής μας παραμένει κολλημένο στην προηγούμενη εργασία, ακόμα κι όταν έχουμε μεταβεί στη νέα. Έτσι η προσοχή μας διαχέεται, δυσκολευόμαστε να συγκεντρωθούμε και τελικά γινόμαστε λιγότερο παραγωγικοί. 

Η έρευνα δείχνει ότι ένα απλό κόλπο μπορεί να μειώσει δραστικά το φαινόμενο: το “σχέδιο συνέχισης” (ready-to-resume plan). Κάθε φορά που πρέπει να αφήσουμε μια εργασία ανολοκλήρωτη, αφιερώνουμε λίγα λεπτά για να καταγράψουμε πως θα τη συνεχίσουμε όταν επιστρέψουμε. Αυτό μπορεί να είναι ένα post-it, μια σημείωση στο ημερολόγιο ή ένα αρχείο σε τετράδιο. 

Η τεχνική βασίζεται στην έννοια της “πρόθεσης υλοποίησης (implementation intention), που μελετήθηκε από τους ψυχολόγους Peter Gollwitzer και Anja Achtziger. Πρόκειται για απλές οδηγίες τύπου “όταν–τότε” (when-then), όπου περιγράφεται ο ερεθισμός και η αντίδραση. Στην περίπτωση της μονο-εργασίας, ο ερεθισμός είναι η επιστροφή στην εργασία και η αντίδραση είναι το ακριβές βήμα που πρέπει να ακολουθήσουμε. 

Παραδείγματα: 

• «Όταν επιστρέψω στην αναφορά, θα εισάγω αμέσως τους αριθμούς στο excel». 

• «Όταν επιστρέψω στη λίστα πελατών, θα καλέσω τον πελάτη Χ για follow-up». 

• «Όταν επιστρέψω στο μυθιστόρημα, θα γράψω τη σκηνή διαλόγου στο τρίτο κεφάλαιο». 

Επιπλέον, είναι χρήσιμο να σημειώνουμε τυχόν προβλήματα που είχαμε πριν διακόψουμε: «Χρειάζεται συγκέντρωση των πωλήσεων ανά τμήμα», «Ο πελάτης Χ είχε πρόβλημα με τους χρόνους παράδοσης», «Να ξεκαθαριστεί αν ο χαρακτήρας Υ συμμετέχει στη σκηνή». Τέλος, μπορούμε να γράψουμε το επόμενο βήμα για τον μελλοντικό κύκλο: «Έλεγχος αποτελεσμάτων excel με τις προβλέψεις», «Επόμενοι πελάτες Υ και Ζ», «Μετάβαση στη σκηνή δράσης». 

Με αυτόν τον τρόπο ο εγκέφαλος “παίρνει άδεια” να αφήσει στην άκρη την εργασία. Οι σημειώσεις λειτουργούν σαν οδηγίες προς το μελλοντικό μας εαυτό, ώστε να μη χρειάζεται να κρατάμε ανοιχτούς “νοητικούς λογαριασμούς”. 

Ακόμα και όταν ολοκληρώνουμε μια εργασία, αξίζει να αφιερώνουμε λίγο χρόνο στο τέλος: να σημειώνουμε τι μάθαμε, τι θα μπορούσε να βελτιωθεί, τι οδηγίες θα ήταν χρήσιμες για μελλοντικές παρόμοιες εργασίες. Αυτή η μικρή στιγμή αναστοχασμού μας βοηθά να “κλείνουμε” πραγματικά ένα κεφάλαιο. 

Η μονο-εργασία με σκοπό δεν σημαίνει αυστηρή προσκόλληση σε άκαμπτα χρονικά μπλοκ. Η ευελιξία είναι κρίσιμη. Αν βλέπουμε μια εργασία να πλησιάζει προθεσμία, είναι καλύτερο να την επισπεύσουμε νωρίς ώστε να μη μας βαραίνει νοητικά. Επίσης οι σύντομες παύσεις ανάμεσα στις εργασίες μπορούν να λειτουργήσουν ως εργαλεία αποσυμφόρησης, αρκεί να μη μένουμε “κολλημένοι” στην προηγούμενη εργασία. Η φυσική δραστηριότητα, οι ασκήσεις αναπνοής ή ένας μικρός περίπατος αποδεικνύονται πολύ πιο αποτελεσματικά από την περιπλάνηση στα social media.  

Η μονο-εργασία ορίζεται ως η συνειδητή μετάβαση από τη μία εργασία στην άλλη με πλήρη παρουσία. Η προσοχή είναι πολύτιμος πόρος, Δεν πρέπει να την αφήνουμε να κατακερματίζεται ανάμεσα σε ανολοκλήρωτα έργα. 

*Με στοιχεία από το New Scientist.

 

 

➪ Ακολουθήστε το OLAFAQ στο Facebook, Bluesky και Instagram.